Mengembangkan Koleksi Perpustakaan Digital

MENGEMBANGKAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN DIGITAL 

Oleh Nurhasyim 

(Widyaiswara Madya Kantor Diklat Kab. Banyumas) 

Dipublikasikan pada tanggal 05 Maret 2012 di www.diklatbanyumas.net 

Kemajuan perpustakaan tidak pernah lepas dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Hal ini dikarenakan perpustakaan sangat berkaitan erat dengan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Ketiganya saling mendukung satu dengan lainnya, perpustakaan memberikan kontribusi terhadap ilmu pengetahuan melalui penyimpan berbagai informasi dan sejarah perkembangan ilmu pengetahuan, sedangkan teknologi informasi memberikan dukungan pada kemudahan akses dan sistem informasi dalam sebuah perpustakaan. Seiring dengan perkembangan ketganya, sekarang ini dikenal adanya perpustakaan digital atau 'digital library' yang mampu menciptakan wadah yang lebih luas lagi bagi hubungan ketiga hal tersebut di atas. Salah satu hal yang saat ini sangat diperhatikan oleh perpustakaan, terutama perpustakaan perguruan tinggi dalam hubungannya dengan perpustakaan digital adalah pengembangan koleksi digital .

Pesatnya  teknologi  dan berkembang teknologi informasi sehingga akan mempermudah manusia dalam melakukan aktifitas, sedangkan dalam dunia perpustakan apa hal ini bisa diwujudkan juga?

Tulisan ini mencoba sedikit memberikan gambaran kepada semua mengenai bagaimana membangun koleksi digital sebagai bagian dari proses pengembangan perpustakaan digital.

Pengertian Koleksi Digital menurut Glossary yang dikeluarkan oleh African Digital Library, yang dimaksud dengan koleksi digital adalah:

"This is an electronic Internet based collection of information that is nor-mally found in hard copy, but converted to a compu-ter compatible format. Digital books seemed somewhat slow to gain popularity, possible because of the quality of many computer screens and the relatively short 'life'of the Internet...."

Singkatnya koleksi digital sebenarnya dapat dipahami sebagai koleksi in¬formasi dalam bentuk elektronik atau digital yang mungkin terdapat juga dalam koleksi cetak, yang dapat diakses secara luas menggunakan media komputer dan sejenisnya. Koleksi digital disini dapat bermacam-macam, dapat berupa buku elektronik, jurnal elektronik, database online, statistik elektronik, dan lain sebagainya.

Membangun koleksi digital tidaklah mudah, perlu sebuah keahlian dan perancangan yang matang. Cleveland (1998) menyampaikan adanya 3 buah metode yang digunakan dalam proses membangun koleksi digital, yaitu:Digitasi merupakan proses alih media dari cetak atau analog ke dalam media digital atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya. Proses digitasi ini memerlukan banyak pertimbangan sebelum dilakukan proses digitasi

Hal ini karena proses digitasi biasanya memerlukan waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit. Di samping itu dituntut adanya tenaga ahli yang cukup menguasai teknik digitasi ini. Investasi yang diperlukanpun tidak sedikit, karena perpustakaan perlu menyediakan alat dan sarana bagi proses digitasi ini. Satu hal yang cukup penting diperhatikan dalam hal proses digitasi adalah masalah penentuan koleksi atau analisis koleksi. Perpustakaan perlu melakukan skala prioritas koleksi yang harus digitasi dan tidak, hal ini dikarenakan tidak semua koleksi 'dapat' dan perlu di alih mediakan. Beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya adalah:

1. Kekuatan koleksi 

Sebuah perpustakaan men-jadi pertimbangan bagi perpustakaan itu sendiri untuk melakukan ekspan-si ke dalam format digital.

2. Keunikan koleksi

Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi langka, maka perlu dipikirkan untuk melakukan digitasi terhadap koleksi tersebut. Biasanya koleksi-koleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan tidak dapat ditemukan di tempat lain menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi.

3. Prioritas bagi komunitas pengguna

Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum dari universitas yang mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital yang diakses oleh mahasiswa melalui perpustakan.

4. Kemampuan staff

Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangkan bagaimana kemampuan staff dalam melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari penguasaan terhadap teknologi informasi, bagaimana teknis dan prosedur digitasi, hingga bagaimana melakukan pengelolaan dan perawatan koleksi digital hasil digitasi. Hal ini perlu sebagai jaminan kesinambungan pengelolaan dan perancangan koleksi digital di perpustakaan tersebut.

5. Akuisisi karya digital asli

Membangun koleksi digital juga dapat dilakukan dengan cara melakukan pengadaan koleksi melalui penyedia koleksi digital atau database digital baik membeli atau berlangganan. Perpustakaan dapat secara langsung menghubungi penulis atau penerbit untuk mendapatkan hak akses ke dalam sumber informasi digital. Sebagai contoh adalah saat ini banyak sekali perpustakaan perguruan tinggi yang ter'gila-gila' dengan berlangganan database online yang berisi berbagai macam jurnal elektronik maupun artikel elektronik. Melalui database online ini perpustakaan mampu menyediakan koleksi digital yang dapat diakses oleh peng¬guna perpustakaan dalam wilayah area tertentu. Ebscohost dan Proquest adalah dua contoh data-base yang saat ini cukup 'laris' dan menjadi primadona bagi perpustakaan perguruan tinggi yang ingin menyediakan koleksi digital seperti di UGM, UNY, UI, UNIBRAW, UNAIR, USU dan banyak lagi

Sayang sekali pengadaan koleksi digital melalui metode ini cukup 'mahal' bagi kantong perpustakaan yang mempunyai data paspasan. Sebagai contoh satu data base untuk berlangganan per tahun diperlukan dana sekitar 100 juta. Tentu ini tidak terjangkau oleh perpustakaan yang mempunyai dukungan dana minim. Pendanaan memang merupakan faktor yang cukup menghambat bagi pengembangan koleksi digital dengan menggunakan metode berlangganan atau membeli ini.

6. Akses ke sumber eksternal.

Cara atau metode ketiga yang dapat dilakukanadalah dengan mengakses ke sumber lain yang tidak tersedia secara internal. Hal ini bisa dilakukan dengan membuka link atau jaringan ke server yang disediakan oleh rekanan, penerbit atau institusi lain yang mungkin mempu¬nyai kesepakatan dengan perpustakaan. Selain tentunya kita dapat juga menyediakan akses ke sumber eksternal yang disediakan secara gratis. Hal ini banyak juga dilakukan oleh perpustakaan-perpustakaan yakni memberikan fasilitas link ke sumber-sumber informasi penting yang disediakan secara gratis dan sesuai dengan kebutuhan pengguna yang dilayaninya. Penggunaan metode ini sebetulnya cenderung lebih murah akan tetapi mempunyai kelemahan tingkat ketergantungan yang tinggi kepada penyedia informasi digital tersebut.

Permasalahan untuk membangun koleksi digital akan menghadapi berbagai permasalahan, terutama yang berhubungan dengan masalah kebijakan, anggaran, sumber daya, dan hubungan dengan berbagai pihak. Masalah kebijakan ini dapat dilihat dari bagaimana sebetulnya kebijakan institusi dalam mendukung perpustakaan untuk menjalankan perannya. Kemudian juga bagaimana perpustakaan menentukan arah pengembangan koleksi digitalnya, terutama agar tidak melenceng dari apa yang menjadi tujuan awalnya. Sehingga dalam kasus ini analisis kebijakan manajemen, kebutuhan pengguna dan kondisi koleksi menjadi penting untuk menentukan arah pengembangan koleksi digital ini

Masalah anggaran menjadi bagian yang cukup krusial, karena me-mang proses pembangun-an koleksi digital bukan pekerjaan yang 'murah'. Bahkan tidak sedikit yang mematok harga cukup tinggi terhadap berbagai layanan koleksi digital ini. Untuk itu perlu rencana anggaran yang matang dan dukungan dana yang kuat apabila perpustakaan sudah menetapkan untuk melakukan pengembang¬an koleksi digital.Sumberdaya juga menjadi bagian penting dalam membangun koleksi digital. Sumber daya yang minim akan menghasilkan pengembangan koleksi digital yang kurang maksimal. Kemampuan sumber daya terutama sumber daya manusia menjadi kunci penting dalam keberhasilan pembangunan koleksi digital ini. Sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi dan juga alih media menjadi syarat mutlak yang sulit untuk dihindari.Masalah lain adalah hubungan dengan pihak lain. Dalam hal ini adalah bagaimana perpustakaan mampu meningkatkan hubungan dan jaringan dengan berbagai pihak terutama yang mampu menyediakan koleksi digital. Hubungan atau jaringan ini penting karena dalam perpustakaan digital, sering informasi atau koleksi adalah salah satu hal yang membedakan dengan perpustakaan lain¬nya. Masih berhubungan dengan pihak lain, ada satu permasalahan yang cukup menghambat adalah masalah hak cipta. Proses pengembangan koleksi digital sering kali terbentur pada etika dan moral untuk menghargai akan hak cipta seseorang. Untuk itu perlu kiranya perpustakaan melakukan kontak dan hubungan atau paling tidak konfirmasi kepada pihak-pihak yang secara langsung akan 'dirugikan' apabila karyanya digandakan dalam bentuk digital. Mungkin perlu ada aturan atau kesepakatan yang dapat menjembatani kepentingan perpustakaan dan pemegang hak cipta karya.

Semua permasalahan di atas adalah masalah 'biasa' yang apabila direncanakan secara matang pasti bukan merupakan masalah yang cukup berarti bagi perpustakaan untuk mengembangkan koleksi digitalnya.

Perpustakaan yang ingin membangun koleksi digital sudah barang tentu wajib mempertimbangkan banyak faktor penghambat proses pembangunan koleksi digital. Paling tidak harus mempunyai strategi jangka panjang yang dapat mengakomodir segala kebutuhan pengguna tanpa harus merusak hak orang lain. Karena melalui strategi itu juga akan dapat membantu perpustakaan mewujudkan apa yang menjadi harapan lembaga yangmenaunginya dan juga sesuai dengan tujuan keberadaan perpustakaan. Namun pada prinsipnya, pengembangan koleksi digital dapat dilakukan secara bertahap dengan melakukan skala prioritas sehingga sedikit demi sedikit perpustakaan akan mempunyai cukup banyak koleksi digital yang dapat menjadi modal bagi pe-ngembangan 'digital lebrary'.

DAFTAR PUSTAKA

• Basuki, Sulistyo. (2008). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta, Universitas Terbuka
• Darjoto, Sri widatun, (1980). Pemakaian Koleksi Secara Bersama Serta Pendayagunaan Informasi teknologi Tepat Guna. Makalah Rapat Kerja Sistem Jaringan Dokumentasi Informasi Teknologi Tepat Guna , ke2, Bandung  . 
• Purawijaya-Ipon (1980/1981), Serba Serbi Perangkat Pandang Dengar dan Perpustakaan di Indonesia. Analisis Kebudayaan I (3)

Posted in: Artikel oleh Nurhasyim, Widyaiswara